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企业所得税法第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。税收征管法第二十一条第二款规定，单位、个人在购销商品、提供或者接受经营服务以及从事其他经营活动中，应当按照规定开具、使用、取得发票。发票管理办法第二十一条规定，不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。因此，即使是企业实际发生的支出，未按规定取得合法有效凭据，也不得在计算应纳税所得额前扣除。税收法规没有对合法有效凭证作过具体界定，在税收征管工作中，不少税务人员、财务人员，都对税法上的合法有效凭证难以准确把握。到底哪些是合法有效凭证呢？
合法有效凭证的含义
税法上所说的合法有效凭证，最初出现在税收征管法第十九条的规定中。纳税人、扣缴义务人按照有关法律、行政法规和国务院财政、税务主管部门的规定设置账簿，根据合法、有效凭证记账，进行核算。会计凭证是登记账簿、进行会计核算的依据，也是税收管理的基础。合法有效凭证要从广义、狭义两方面来理解，广义的指会计制度上所定义的，指能够用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明。狭义的指税法上所理解的，即税法所统称的合法有效凭证。
从营业税暂行条例实施细则第十九条规定看，合法有效凭证指符合法律、行政法规或者国务院税务主管部门有关规定的凭证，必须同时满足合法性、有效性两个特征要求：
（一）合法性指符合国家税收政策的规定，税收政策没有规定的，必须符合国家相关法律、法规。税收征管法第三条规定，税收的开征、停征以及减税、免税、退税、补税，依照法律的规定执行；法律授权国务院规定的，依照国务院制定的行政法规的规定执行。
（二）有效性主要包含两方面：1.真实性，指纳税人有关收入、支出已经实际发生。税收征管法第二十四条第二款规定，账簿、记账凭证、完税凭证及其他有关资料不得伪造、变造或者擅自损毁。2.合理性，指符合生产经营活动常规。企业所得税法实施条例第二十七条第二款规定，企业所得税法第八条所称合理的支出，指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。
判定合法有效凭证的标准
在税收征管中，判定凭证是否合法、有效，是从税收政策上来理解和认定的，必须同时符合三条标准：
（一）真实性：凭证所记录或反映的经济业务事项，是纳税人实际发生的，不是伪造、虚假的经济业务。
（二）合理性：凭证所记录或反映的经济业务事项，符合纳税人的生产经营活动常规。
（三）合法性：凭证所记录或反映的经济业务事项，以及凭证的要式都要符合税收政策。企业所得税法第二十一条规定，在计算应纳税所得额时，企业财务、会计处理办法与税收法律、行政法规的规定不一致的，应当依照税收法律、行政法规的规定计算。因此，税务机关判定凭证合法性时遵循如下原则：1.税收法律、法规、税务主管部门政策有规定的，要符合税收政策的统一规定；2.税收政策没有规定或者规定不明确的，财务会计制度有规定的，要符合财务会计制度的统一规定；3.税收政策、财务会计制度都没有规定的，要符合国家其他法律、法规。
哪些凭证属“合法有效”凭证
发票管理办法第三条规定，本办法所称发票，指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。当前除发票外，税收政策尚未统一规定其他凭证的种类和要式，主要是遵循财务会计制度。在财务会计制度中，凭证表现形式有多种多样，按来源不同分为两类：
（一）自制凭证，是纳税人内部自制的凭证，如记账凭证，收料单、领料单、入库单、出库单、提货单、员工借款单、工资发放明细表、折旧计算表等原始凭证。这类凭证形式多样，税收政策、财务会计制度都没有统一规定，由纳税人根据自身经济业务、内部经营管理的实际需要制定。只要凭证所记录或反映的业务事项符合真实、合理性的标准，也不存在违法违纪情形，就属于合法、有效性。
（二）外来凭证，是来源于纳税人外部的凭证。例如营业税暂行条例实施细则第十九条将其分为4种：1.支付给境内单位或者个人的款项，且该单位或者个人发生的行为属于营业税或者增值税征收范围的，以该单位或者个人开具的发票为合法有效凭证；2.支付的行政事业性收费或者政府性基金，以开具的财政票据为合法有效凭证；3.支付给境外单位或者个人的款项，以该单位或者个人的签收单据为合法有效凭证，税务机关对签收单据有疑义的，可以要求其提供境外公证机构的确认证明；4.国家税务总局规定的其他合法有效凭证。
这4种凭证中，第一种~第三种凭证属于有所记录或反映的业务内容真实、合理的条件。企业所得税法第二十条规定，只有符合财政、税务主管部门政策的规定，就属于合法、有效。第四种凭证指纳税人发生的上述3种经济业务事项以外的行为，经纳税人签收或填写的单据或书面材料。此类凭证种类繁多、五花八门，只要凭证所记录或反映的业务内容真实、合理，也不存在违法违纪的情况，税务机关有异议时，能够提供出第三方所出具的证明材料。涉及国家管理行为的，提供相应公文批件；涉及民事行为的，提供相应的合同协议；涉及其他行为的，提供第三方证明材料。如果还有异议的，要求纳税人提供公证机构确认的或者中介机构鉴证的书面材料。
使用不合法凭证的法律责任
根据所违反的法律性质不同，法律责任主要分为民事责任、行政责任和刑事责任3种。税收征管行为属于国家行政行为，使用不合法有效凭证行为是违反了税法，主要承担的是行政责任。依据税法规定，纳税人承担缴纳少缴或未缴的税款、加收相应的滞纳金。如果还存在违反税收征管法及其实施细则、发票管理办法及其实施细则等所规定的税务管理行为的，税务机关将依法给予相应的行政处罚。如果涉嫌构成犯罪的，还将承担刑事责任，税务机关将依法将其移送公安部门追究刑事责任。
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