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采购部门的采购备用金、收银部门的找零备用金等都被称为备用金，备用金是单位现金的特殊形式，其现金不由出纳人员保管和收支，而由各部门人员在规定的额度内按照规定的范围使用，以便于灵活地开展业务，提高工作效率。出纳人员应当了解本单位的备用金保管和使用情况，按照规定办理预借和报销手续，保证备用金的安全与完整。
1.备用金借支管理
（1）由企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门应管理需要核定各零星开支，另一方面则凭此单据支给现金。
（2）各部门零星备用空一般不得超过规定数额，若遇特殊情况，应由管理部门经理核准。
（3）各部门借支零星备用金时，应将取得的正式发票定期送到备用金管理人员（出纳人员）手中，冲转借支款或补充备用全。
2.备用金保管
（1）备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”递交财务经理。
（2）备用金应根据取得的发票定瑚编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。
（3）备用金账户应做到逐月结清。
（4）出纳人员应妥善保管与备用金相关的各种票据。
3.备用金的预借
（1）备用鑫管理一般有定额管理和非定额管理两种方法。定额管理是根据各部门的实际需要和单位的财务负担能力核定并报有关领导批准的备用金定额；非定额管理是按每次业务所需备用金管理额预借并按报销垒顿核销的备用金。
（2）财会部门应会同单位有关部门制定备用金的使用范围，开支权限，领款、报精手续及报销期限，并在预借时向专门负责人予以书面说明。
（3）领用备用金时，应借记“其他应收款-A部门（××个人）备用金”科目，贷记“库存现金”科目。
4.备用金的报销
（1）定额备用金的报销。各部门在使用备用金后要到财务部门报销，报销期限至少每月一次，报铺时出纳员接审核无误的报销单据支付现金给备用垒管理人，补足其原定额。只有等到期末终了、撤销定额备用金或调换经办人时才全部交田备用金。
（2）非定额备用金的报销。非定额备用金一般系根据特定业务的需要而预借，因此并非长期保留项目，而是在业务办理完后凭有关票据到财务部门一班性报销，多退少补，一次结清，下次再用时则重新办理手续，管理上与差旅费的预借和报销十分类似。
【例】月末生产部门备用金保管员小刘报销办公用品支出300元。编制会计分录如下：
借：制造费用 300
贷：库存现金 300
【例5-3】年度终了，收回生产部门备用金1 000元，待重新核定后再设立备用金。编制会计分录如下：
借：库存现金 1 000
贷：其他应收款——生产部门备用金 1 000
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